Kajabi Visual Automations uitgelegd: van losse regels naar complete workflows

Als je al een paar jaar met Kajabi werkt, heb je waarschijnlijk hetzelfde probleem als ik. Een enorme onoverzichtelijke lijst met automations.

Kajabi Automations zijn automatiseringen binnen Kajabi waarmee je acties, e-mails, tags, offers en workflows automatisch kunt uitvoeren op basis van gedrag, aankopen of formulierinzendingen. Sinds 2025 biedt Kajabi hiervoor ook Visual Automations, waarmee complete workflows visueel opgebouwd kunnen worden.

Ooit begon je met een paar simpele automations. Een formulier dat een e-mail sequence start. Een aankoop die een tag toevoegt. Of gewoon een simpele welkomsemails. Het zijn allemaal hele logische kleine bouwstenen.

Maar naarmate je bedrijf groeit, groeit ook het aantal automatiseringen. Nieuwe cursussen krijgen hun eigen automations. Funnels krijgen hun eigen logica. Memberships krijgen onboardingprocessen. Webinars krijgen herinneringen. Voor je het weet heb je tientallen of zelfs honderden automatiseringen die allemaal prima werken, maar waarvan niemand meer kan vinden waar ze ooit voor nodig waren.

In mijn geval liep dat aantal op tot meer dan 600 automations voor onze JiffyCoursesOnline website. Niet omdat ik iets verkeerd deed, we konden moeilijk anders. Maar omdat iedere nieuwe cursus, funnel, bonus, webinar of membership telkens weer een paar nieuwe automations toevoegde.

Dat is precies de reden waarom Kajabi Visual Automations interessant zijn geworden. Dit maakt het overzicht eindelijk een stuk overzichtelijker. Deze visuele automations zijn in het afgelopen jaar uitgerold, en als je nieuw bent in Kajabi, of je hebt de overstap al eerder gezet, heb je er waarschijnlijk al mee gewerkt.

Wat zijn Kajabi Visual Automations?

Kort uitgelegd zijn Kajabi Visual Automations een nieuwe manier om workflows binnen Kajabi te bouwen en beheren.

In plaats van losse regels per automatisering zie je het volledige proces in één overzicht. Je ziet hoe een workflow begint, welke acties worden uitgevoerd, welke keuzes onderweg gemaakt worden en waar eventueel gewacht wordt voordat de volgende stap plaatsvindt.

Kort uitgelegd: Kajabi Visual Automations zijn visuele workflows waarmee je onboardingprocessen, funnels, memberships en andere klantreizen kunt automatiseren. Triggers, acties, branches en wachttijden worden samengebracht in één overzichtelijke workflow.

Waarom ik bijna een jaar wachtte met overstappen

Toen Kajabi mij in juni 2025 toegang gaf tot de eerste beta van Visual Automations, was ik enthousiast over het idee, maar absoluut niet over de uitvoering.

Ik zag wel waar Kajabi naartoe wilde. Minder losse regels, meer overzicht en een visuele manier om workflows op te bouwen. Alleen was de eerste versie voor mij nog niet af. Voor een eenvoudige automation moest je heel veel meer stappen doorlopen dan voorheen. Bestaande automations waren door de slechte namen niet meer terug te vinden. Het overzicht waar Kajabi juist naartoe wilde, was alleen maar slechter geworden. En binnen mijn test-account had ik binnen een paar minuten enorme schema's gebouwd die meer weg hadden van een scheefstaande kerstboom dan van een overzichtelijke workflow.

Ik heb meerdere gesprekken gehad met Kajabi. En vele tips gegeven hoe het beter kon. Maar ik zag weinig veranderen. Dus ik wachtte voor ik de overstap naar het nieuwe systeem zou maken. Een heel jaar lang.

Afgelopen week heb ik mijn testaccount weer eens opgestart en ben opnieuw met de ‘vernieuwde’ automations aan de slag gegaan. En eerlijk gezegd werd ik direct een stuk enthousiaster.

Veel van de feedback die ik eerder had gegeven, bleek echt te verwerkt te zijn. Het overzicht was beter. De naamgeving was logischer. De zoekmogelijkheden waren verbeterd. Voor het eerst voelde het alsof deze vernieuwde feature volwassen genoeg was om serieus mee te werken en mijn 600 automations te kunnen vereenvoudigen.

Van losse regels naar complete Kajabi workflows

In de oude situatie heb je dus vele losse onderdelen. Je hebt een automation nodig voor een welkomstmail. Daarna een automation om een e-mailsequence te starten. En nog een extra automation om een tag te geven of om een herinnering te sturen als iemand niet actief werd. Dat werkte allemaal prima, maar je bent vooral bezig met de techniek achter het proces.

Met de Visual Automations van Kajabi werk je niet als: "Welke automation moet ik hiervoor maken?" Maar als: "Welke ervaring wil ik dat een nieuwe cursist krijgt?"

Dat verschil lijkt klein, maar het verandert wel de hele manier waarop je naar automatisering kijkt. Je kan nu veel makkelijker vanuit een geheel denken. 

Stel dat iemand vandaag toegang krijgt tot jouw cursus. Wil je die persoon direct overladen met informatie? Of wil je eerst een welkomstmail sturen, vervolgens een paar dagen de tijd geven om rond te kijken en daarna pas een vervolgstap aanbieden? Misschien wil je iemand die actief aan de slag gaat een andere route laten volgen dan iemand die na een week nog niet begonnen is.Dat soort processen kun je nu veel makkelijker als één geheel opbouwen. Bovendien, in combinatie met ons template Nexus, kun je met een slimme automation workflow iedere cursist een geheel eigen cursuservaring geven. Lees meer over ons Kajabi cursus template Nexus. 

Kajabi Branches: verschillende routes binnen één workflow

Een van de functies waar ik vooraf eigenlijk weinig verwachtingen van had, zijn de branches. Dit was zo onoverzichtelijk een jaar geleden. Eigenlijk ronduit onbruikbaar. Maar hier werd ik toch wel aangenaam verrast.

Misschien herken je dit wel. Je organiseert een webinar op meerdere data. Of je gebruikt een intakeformulier waarin deelnemers verschillende antwoorden kunnen geven. In de oude situatie betekende dat vele losse regels met condities per antwoord. Vaak ook extra tags, extra automations en complex onderhoud. Iedere nieuwe keuze zorgde weer voor nieuwe regels die ergens beheerd moesten worden. Dat was een precies en secuur werkje, en ging vaak fout.

Met branches werkt gaat dat veel makkelijker. Binnen je workflow laat je Kajabi bepalen welke route iemand moet volgen.

Dat is bijvoorbeeld interessant wanneer niet iedere deelnemer dezelfde ervaring hoeft te krijgen. In memberships zie ik dat bijvoorbeeld vaak terug. Sommige leden willen direct naar de gevorderde content, terwijl anderen juist behoefte hebben aan meer begeleiding. In plaats van twee losse systemen te bouwen, kun je binnen dezelfde workflow verschillende routes aanbieden. 

Door de visuele editor zie je die branches (of beter routes in het Nederlands) ook daadwerkelijk. Je hoeft niet meer te onthouden welke tag welke automation activeert. Het hele proces staat direct voor je neus.

Kajabi Wait Nodes: eindelijk controle over timing

Dit vind ik een hele waardevolle toevoeging! Drie jaar geleden had ik een klant die cursussen verkocht die echt op maandag moesten beginnen. Waarom? Omdat het een detox/minder alcohol cursus was, waarbij weekenddagen echt anders waren dan door de weekse dagen. Het inregelen van deze sequences en flows was ronduit een drama. Met tags en Zapier triggers, pauzes en grant offers, hadden we het ingeregeld. En hoewel het wel werkt, was het niet te onderhouden. 

De nieuwe wachttijden opties (Wait Nodes) is daarom heel welkom. Als nu iemand instapt, kun je een mail sturen: Dankjewel voor je aankoop, we beginnen komende maandag. Daarna gebruik je de pauze optie. En op maandag stuur je de inlog, welkomsmail en toegang toe de cursus. Dit was ondenkbaar een jaar geleden. 

Ik snap best als je denkt? Wat moet ik hier mee? Maar zeker voor je emailsequences? Als je deze op een vaste ag van de week laat beginnen, kunnen ze veel persoonlijker worden. Denk bijvoorbeeld aan een mail als: Huiswerk voor het weekend.

Deze pauze optie is de moeite waard om eens uit te gaan proberen. 

Wat betekent dit voor onze Kajabi templates op Jiffy?

Voor gebruikers van Kajabi Gamify Lite, Kajabi Gamify Pro, Kajabi GamiFlix en Kajabi Nexus wordt dit nog interessanter. Voor het gebruik van badges of certificates moest je vele losse offers en automations maken. Het gevolg was dat je heel veel nieuwe automations kreeg. maar het kon niet anders.

Door gebruik te maken van de visual automations, kun je die verschillende acties veel meer bundelen. En je kan er ook makkelijk meerdere acties aan koppelen. Moet er een nieuwe Learning Path verschijnen? Wil je een certificaat zichtbaar maken? Moet een dashboard zich aanpassen aan de voortgang van een cursist? Of wil je juist bepaalde content verbergen totdat iemand klaar is voor de volgende stap? De visual automations laten je die stappen nu veel helderder en makkelijker zien.

Voor ons nieuwste template Nexus geldt bovendien dat je de oude workflows van automations kunt gebruiken, maar ook direct in het template al richting en sturing kan geven. Nexus maakt het nog eens 10 stappen makkelijker. Met Nexus kun je in een paar klikken een optimale klantervaring creëren. En dit is meer dan welkom in een tijd van AI en waar mensen snel en gericht antwoord willen krijgen. 

Bekijk al onze Kajabi templates. 

Zijn Kajabi Visual Automations de moeite waard?

Een jaar geleden had ik besloten bewust niet over te stappen naar de nieuwe Visual Automations van Kajabi. Ik wilde wachten totdat het echt zou werken en goed zou zijn.

Nu zijn we ver voorbij die eerste beta's. En ik ben blij dat ik het een tweede kans heb gegeven. Het visuele overzicht met de branches, triggers, en flows is erg welkom. En het klopt inmiddels.

Als je nog niet eerder was overgestapt, dit is wellicht wel het moment om et te gaan uitproberen. Nog een laatste waarschuwing. Als je overstapt, je kan niet meer terug naar het oude model. Maar met hoe het nu werkt, is dat denk ik ook niet meer nodig.

Veelgestelde vragen over Kajabi Visual Automations

Wat zijn Kajabi Visual Automations?

Kajabi Visual Automations zijn visuele workflows waarmee je automatiseringen binnen Kajabi kunt bouwen. Triggers, acties, branches en wachttijden worden gecombineerd in één overzichtelijk schema.

Wat is het verschil tussen oude en nieuwe Kajabi Automations?

De oude automations bestonden uit losse regels. Visual Automations brengen die regels samen in complete workflows, waardoor processen overzichtelijker worden.

Kun je meerdere triggers gebruiken in Kajabi Visual Automations?

Ja. Eén workflow kan meerdere triggers bevatten, waardoor verschillende gebeurtenissen dezelfde workflow kunnen starten.

Wat zijn branches binnen Kajabi Visual Automations?

Branches zijn vertakkingen binnen een workflow. Hiermee kunnen verschillende gebruikers verschillende routes volgen op basis van keuzes, tags, aankopen of andere voorwaarden.

Kun je onboarding automatiseren met Kajabi Visual Automations?

Ja. Onboarding is juist een van de sterkste toepassingen. Je kunt welkomstmails, herinneringen, e-mailsequences en vervolgstappen combineren in één workflow.

Kun je Kajabi funnels optimaliseren met Visual Automations?

Ja. Omdat de volledige workflow zichtbaar wordt, kun je beter analyseren waar mensen afhaken en hoe je de klantreis kunt verbeteren.

Werken Kajabi Visual Automations ook voor memberships?

Ja. Visual Automations zijn zeer geschikt voor memberships omdat je verschillende routes kunt aanbieden op basis van gedrag, voortgang of interesses van leden.

Kun je terug naar de oude Kajabi Automations?

Nee. Na de overstap naar Visual Automations biedt Kajabi momenteel geen mogelijkheid om terug te keren naar het oude systeem.